Stworzenie produktu kosmetycznego to z jednej strony ambitne zadanie koncepcyjne – musimy wykazać się inwencją twórczą w zakresie deklarowanych właściwości produktu, jego kompozycji, właściwości aplikacyjnych. Z drugiej strony legislator narzuca na nas obowiązek zapewnienia odpowiedniej powtarzalności produkcji, stabilności, czystości mikrobiologicznej czy bezpieczeństwa stosowania produktu i w końcu dowodów na deklarowane działanie kosmetyku. Praca technologa z wymaga umiejętności technicznych i czasu na wykonanie wszystkich niezbędnych działań od strony laboratoryjnej. Poza tym technolog musi zgromadzić, przetworzyć i odpowiednio archiwizować mnóstwo informacji: dossier surowcowe, wyniki badań, dane o opakowaniu itp.

Współpracując z technologami kosmetyków już od 10 lat – tworząc raporty oceny bezpieczeństwa kosmetyków – w dużej mierze pracujemy na tych samych danych (dokumentach), widzimy z jakimi problemami stykają się oni na co dzień. Na bazie tych doświadczeń stworzyliśmy CosmetoSAFE Assist – intuicyjne narzędzie, którego zadaniem jest ułatwienie codziennej pracy zespołów R&D firm kosmetycznych – podsumowuje Iwona Białas.

Czym jest CosmetoSAFE Assist?

CosmetoSAFE Assist to autorskie narzędzie CosmetoSAFE Consulting wspierające pracę technologów, specjalistów od dokumentacji produktowej, działów regulatory czy menadżerów produktów, które kompleksowo uwzględnia założenia produktowe. Jego celem jest zwiększenie wydajności i skuteczności pracy oraz minimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów. Narzędzie skraca czas pracy nad dokumentacją produktu kosmetycznego o połowę poprzez:

• automatyzację procesu tworzenia dokumentacji produktowej (PIF), obliczeń stężeniowych czy kalkulacji cenowych,
• sprawne zarządzanie formulacjami, dokumentacją surowcową i informacjami powiązanymi,
• ocenę zgodności z wymogami dla deklaracji marketingowych,
• umożliwienie śledzenia tzw. black list i informacji o substancjach zakazanych.

W naszej opinii automatyzacja to także szansa dla firm na dobre zarzadzanie ich wewnętrznym know-how. Prezentując CosmetoSAFE Assist nie możemy obiecać, że całość „biurokratycznych” działań związanych z tworzeniem kosmetyków uda się scedować na narzędzia obróbki danych: w naszym rozwiązaniu technolog nadal musi przeanalizować dossier surowcowe, odpowiednio ocenić jakość i przydatność surowców czy opakowań do swoich wymogów, ale działania te wykonuje dla danej pozycji jednorazowo (według naszego autorskiego systemu archiwizacji danych) i później wnioski wykorzystuje w przyszłych wdrożeniach – oczywiście do momentu pojawienia się kolejnej zmiany danego elementu – podsumowuje Iwona Białas.

Jak dziś wygląda praca z dokumentacją produktową i surowcową w firmach?

Aktualnie obowiązujące status quo legislacyjne funkcjonuje już od 10 lat (w 2013 roku wdrożono w pełni rozporządzenie kosmetyczne: Rozp. 1223/2009 wraz z całkowitym zakazem stosowania testów na zwierzętach).

Niemniej jednak od dawna dyskutowana jest adekwatność prawa względem aktualnych praktyk czy trendów rynkowych. Jednocześnie obserwujemy skokowy wzrost zmian w europejskiej legislacji składnikowej. Coraz większe znaczenie dla wyglądu rynku ma również presja konsumencka w zakresie wymogów bezpieczeństwa stosowania chemikaliów, a także względy środowiskowe.

Wyniki raportu potwierdzają, że w dobie wręcz geometrycznie narastających zmian legislacyjnych praca nad dokumentacją produktową zajmuje coraz więcej czasu. Sprawa staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy zmiany legislacyjne wymagają szybkiego wdrożenia w pozycje produktowe obecne na rynku.

Technolodzy zapytani o to, ile czasu zajmuje im praca nad reformulacjami produktów i dostosowaniem receptur do zmian legislacyjnych wskazali zdecydowane większe zaangażowanie w tego typu działania w stosunku do roku 2020: dla 10% ankietowanych aktualizacje produktowe dzisiaj zajmują ok. 50% czasu pracy (w 2020 roku takiej odpowiedzi udzieliło niecałe 4% ankietowanych); dla ¼ osób jest to od 30 do 50% czasu (odpowiedziało tak prawie 2-krotnie więcej niż w 2020 roku).

Co ciekawe rośnie świadomość pracowników działów R&D na temat możliwych do zastosowania automatycznych rozwiązań w ich pracy. W 2020 roku na brak odpowiednich narzędzi, które systemowo pomogłyby zarządzać danymi narzekało jedynie 6,17% badanych, gdy dziś jest ich blisko 30%.