76% technologów kosmetycznych uważa, że zmiany regulacyjne w obszarze składnikowym wymagają od nich dużego albo bardzo dużego nakładu pracy – wynika z raportu Badanie Potrzeb Technologówprzeprowadzonego przez CosmetoSAFE Consulting. Coraz większe zaangażowanie w prace nad aktualizacją dokumentacji produktowej sprawia, że specjalistom brakuje czasu na kreowanie innowacyjnych produktów i pracę koncepcyjną. Z pomocą przychodzi CosmetoSAFE Assist – narzędzie dla działów R&D, które pozwoli zautomatyzować wiele procesów przy tworzeniu i aktualizacji koncepcji produktowych.

Zapytaliśmy technologów, co ich zdaniem stanowi obecnie największe wyzwanie w ich aktywności zawodowej. Pierwszą trójkę wyzwań w pracy technologów stanowią dziś nadal zaburzone łańcuchy dostaw (37% ankietowanych uznało problem za najważniejszy), nadążanie za zmianami legislacyjnymi w obszarze składników (39% ankietowanych uplasowało wyzwanie na pozycji 2, a 35% na pozycji 1!) oraz dostosowywanie produktów do zmieniających się trendów rynkowych. Widać więc, że w obszarze R&D wciąż mocno odczuwalne są pandemiczne reperkusje, które od ponad trzech lat kształtują
i zmieniają sposób funkcjonowania branży kosmetycznej w Polsce i Europie.

Dominanta odpowiedzi w pięciostopniowej skali szeregowania, n = 99.

Wśród najczęściej powtarzanych indywidualnych odpowiedzi ankietowanych znalazły się następujące wyzwania, z którymi mierzą się dziś działy R&D:

• poszukiwanie zamienników surowców w trybie „na już”,
• zaburzony łańcuch dostaw surowców: dostępność, zmienność cen – uniemożliwiają prognozowanie kosztów produkcji,
• krótkie okresy przejściowe w zakresie zmian legislacji składnikowej. Zbyt krótki czas
  na opracowanie stabilnych formulacji,
• brak jednej, spójnej bazy danych i jasnych informacji o zmianach legislacyjnych przekazywanych z odpowiednim wyprzedzeniem.

Z odpowiedzi naszych respondentów wyłania się trend wskazujący, że innowacyjność, nadążanie
za trendami, w dzisiejszych realiach, musi ustąpić miejsca bieżącym problemom związanym
z utrzymaniem ciągłości produkcji oraz nadążaniem za zmianą legislacyjną – podkreśla Iwona Białas, safety assessor i prezes zarządu CosmetoSAFE Consulting.

Współpracując z technologami kosmetyków już od 10 lat – tworząc raporty oceny bezpieczeństwa kosmetyków – w dużej mierze pracujemy na tych samych danych (dokumentach), widzimy z jakimi problemami stykają się oni na co dzień. Na bazie tych doświadczeń stworzyliśmy CosmetoSAFE Assist – intuicyjne narzędzie, którego zadaniem jest ułatwienie codziennej pracy zespołów R&D firm kosmetycznych – podsumowuje Iwona Białas.

Czym jest CosmetoSAFE Assist?

CosmetoSAFE Assist to autorskie narzędzie CosmetoSAFE Consulting wspierające pracę technologów, specjalistów od dokumentacji produktowej, działów regulatory czy menadżerów produktów, które kompleksowo uwzględnia założenia produktowe. Jego celem jest zwiększenie wydajności
i skuteczności pracy oraz minimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów. Narzędzie skraca czas pracy nad dokumentacją produktu kosmetycznego o połowę poprzez:

• automatyzację procesu tworzenia dokumentacji produktowej (PIF), obliczeń stężeniowych czy kalkulacji cenowych,
• sprawne zarządzanie formulacjami, dokumentacją surowcową i informacjami powiązanymi,
• ocenę zgodności z wymogami dla deklaracji marketingowych,
• umożliwienie śledzenia tzw. black list i informacji o substancjach zakazanych.

Jak dziś wygląda praca z dokumentacją produktową i surowcową w firmach?

Stworzenie produktu kosmetycznego to z jednej strony ambitne zadanie koncepcyjne – musimy wykazać się inwencją twórczą w zakresie deklarowanych właściwości produktu, jego kompozycji, właściwości aplikacyjnych. Z drugiej strony legislator narzuca na nas obowiązek zapewnienia odpowiedniej powtarzalności produkcji, stabilności, czystości mikrobiologicznej czy bezpieczeństwa stosowania produktu i w końcu dowodów na deklarowane działanie kosmetyku. Praca technologa z wymaga umiejętności technicznych i czasu na wykonanie wszystkich niezbędnych działań od strony laboratoryjnej. Poza tym technolog musi zgromadzić, przetworzyć i odpowiednio archiwizować mnóstwo informacji: dossier surowcowe, wyniki badań, dane o opakowaniu itp.

Wyniki badania ankietowego potwierdzają, że w dobie wręcz geometrycznie narastających zmian legislacyjnych praca nad dokumentacją produktową zajmuje coraz więcej czasu. Sprawa staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy zmiany legislacyjne wymagają szybkiego wdrożenia w pozycje produktowe obecne na rynku. Technolodzy zapytani o to, ile czasu zajmuje im praca nad reformulacjami produktów i dostosowaniem receptur do zmian legislacyjnych wskazali zdecydowane większe zaangażowanie w tego typu działania w stosunku do roku 2020: dla 10% ankietowanych aktualizacje produktowe dzisiaj zajmują ok. 50% czasu pracy (w 2020 roku takiej odpowiedzi udzieliło niecałe 4% ankietowanych); dla ¼ osób jest to od 30 do 50% czasu (odpowiedziało tak prawie 2-krotnie więcej niż w 2020 roku).

Technolodzy zauważają brak zasobów ludzkich, które mogłyby zajmować się głównie dokumentacją. Zwłaszcza, że ciągłe zmiany recepturowe generują ogrom pracy związany z aktualizacją PIF czy oceny bezpieczeństwa produktu gotowego. Dodatkowym problemem jest to, że dokumenty udostępniane przez dostawców nie są przygotowane wg. jednolitego wzoru, bywają niekompletne, czy wręcz nieprawidłowe albo są trudności w ich pozyskaniu. Co znamienne, brak zasobów ludzkich do uzupełniania dokumentacji to problem, który dziś wskazuje 58% badanych, gdy trzy lata temu było to 33% respondentów.

Osoby biorące udział w badaniu zapytane o narzędzia/rozwiązania systemowe stosowane do tworzenia receptur oraz związanych z nimi obowiązków (kalkulacje stężeniowe, oznakowanie, itp.) w 72% wskazały, że używają jedynie programu Microsoft Excel. W przypadku narzędzi do kalkulacji kosztów produkcji mas 84% badanych również wskazało, że w tym celu wykorzystuje Excel. Osoby, które wykorzystują do pracy z dokumentacją inne programy stosują najczęściej systemy ERP lub inne systemy wewnątrzfirmowe.

Co ciekawe rośnie świadomość pracowników działów R&D na temat możliwych do zastosowania automatycznych rozwiązań w ich pracy. W 2020 roku na brak odpowiednich narzędzi, które systemowo pomogłyby zarządzać danymi narzekało jedynie 6,17% badanych, gdy dziś jest ich blisko 30%.

W naszej opinii automatyzacja to także szansa dla firm na dobre zarzadzanie ich wewnętrznym know-how. Prezentując CosmetoSAFE Assist nie możemy obiecać, że całość „biurokratycznych” działań związanych z tworzeniem kosmetyków uda się scedować na narzędzia obróbki danych: w naszym rozwiązaniu technolog nadal musi przeanalizować dossier surowcowe, odpowiednio ocenić jakość
i przydatność surowców czy opakowań do swoich wymogów, ale działania te wykonuje dla danej pozycji jednorazowo (według naszego autorskiego systemu archiwizacji danych) i później wnioski wykorzystuje w przyszłych wdrożeniach – oczywiście do momentu pojawienia się kolejnej zmiany danego elementu – podsumowuje Iwona Białas.

Przed nami szereg wyzwań na tle regulacyjnym, o których piszemy w Raporcie: Badanie Potrzeb Technologów. Zielony Ład również dopiero zaczyna wchodzić na kosmetyczne salony i już dziś widzimy, że zmieni sposób funkcjonowania branży na lata. Warto już dziś przygotować się do tych zmian i znaleźć narzędzia, które pozwolą nam przejść przez nie obronną ręką.